JT123323 · ARTEC AQUA VAQ AS

1. 1

   Email arrives in M-Files inbox

   Step 01

   Inquiry stored at .tmp/jscock_mfiles/JT123323/inquiry.eml

   ok
   From: ssa@artec-aqua.com

   Subject: 1430_004_607 Oppdatert RFQ Ventiler til Sævareid

   Body: 1361 chars

   Attachments: P-1430 Sævareid Fiskeanlegg-Valve list Procurement.xlsx, P-1430 Sævareid Fiskeanlegg-Control Valve List Procurement.xlsx, Outlook-4wio0cm2.png, image001.gif

   Show full email body

   Hei Endre
   
   Her kommer oppdaterte ventil lister som jeg ber om å få tilbud på.
   Det vil komme flere ventiler/TAG senere, men jeg har ikke lyst å vente til listene er 100% oppdatert, så sender derfor denne oversikten nå.
   
   På listene kan det være ventiler som ikke er i deres standard sortiment - dere må gjerne tilby dem også , men da vil jeg at det fremkommer at det er skaffevare hos dere.
   
   
   Jeg trenger også estimert leveringstid per ventiltype/dimensjon oppgitt i tilbudet
   
   
   
   
   Med Vennlig hilsen | Best Regards
   
   
   
   Sverre Sæbø
   
   Innkjøper | Procurement Specialist
   
   Cellphone.: +47 97 09 27 76
   
   [cid:224bf716-8108-4e1b-80db-1120424f9dd8]
   
   ARTEC AQUA VAQ AS, Postvegen 13, 6018 Ålesund | Phone.: +47 70 13 54 00 | www.artec-aqua.com<https://mibc-fr-06.mailinblack.com/securelink/?url=http://www.artec-aqua.com&key=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>

2. 2

   AI extracts structured JSON

   Step 02

   0 item(s) detected · language=no · intent=update_quote

   ok
   Norwegianupdate quote0 item(s)

   Show extracted JSON

   {
     "language": "no",
     "intent": "update_quote",
     "customer": {
       "company": "ARTEC AQUA VAQ AS",
       "contact_name": "Sverre Sæbø",
       "contact_email": "ssa@artec-aqua.com",
       "phone": "+47 97 09 27 76",
       "vat_number": null,
       "address": "Postvegen 13, 6018 Ålesund"
     },
     "items": [],
     "application_context": "Sævareid project",
     "attachments_referenced": [
       "ventil lister (valve lists)"
     ],
     "delivery": {
       "location": null,
       "deadline": null,
       "incoterms": null
     },
     "previous_reference": {
       "is_update_of": "1430_004_607",
       "notes": "Updated RFQ; customer indicates additional valves/TAGs to follow; requests estimated delivery times per valve type/dimension in quote"
     },
     "completeness": "partial",
     "missing": [
       "Actual valve lists and line items",
       "Delivery location",
       "Delivery deadline"
     ]
   }

3. 3

   Completeness verdict: partial

   Step 03

   Missing: Actual valve lists and line items, Delivery location, Delivery deadline

   ok
   partial

   • Actual valve lists and line items
   • Delivery location
   • Delivery deadline

   Rule trace (deterministic)

   Verdict: unusable · no items extracted
4. 4

   AI drafts follow-up email to customer

   Step 04

   Drafted in no, awaiting human approval.

   ok
   Subject: Re: Ventillister fra ARTEC AQUA - manglende informasjon for tilbud

   Hei Sverre
   
   Takk for at du sendte oppdaterte ventillister til oss – vi ser at du har planer om å sende flere TAG senere, og det er greit det.
   
   Vi trenger noen få detaljer for å kunne utarbeide et komplett tilbud:
   
   • Ventillistene – vi fikk ikke ekstrahert spesifikasjonene fra din epost, så kunne du sende listene på nytt (gjerne i Excel eller lignende format)?
   • Leveringsadresse – hvor skal ventilene leveres?
   • Leveringsfrist – når trenger du leveransen?
   
   Vi er klare til å håndtere både standardsortiment og skaffevare, og vil tydelig merke hvilke som er special order i tilbudet vårt.
   
   Når vi får denne informasjonen, kan vi gi deg estimert leveringstid per ventiltype/dimensjon som du ba om.
   
   Med vennlig hilsen
   
   J.S.Cock A/S sales team

   Drafted by haiku · awaiting human approval.
5. 5

   Customer created in Business Central

   Steps 08 + 09

   New BC# C-20041 — ARTEC AQUA VAQ AS

   ok
   BC#: C-20041

   Company: ARTEC AQUA VAQ AS

   Email: ssa@artec-aqua.com
6. 6

   Match items against the J.S.Cock catalog

   Steps 12 + 13

   Top-5 candidates per item via TF-IDF over 18.8k SKUs (see Matches tab on /inquiry/JT123323).

   ok
7. 7

   Score supplier quotes

   Steps 16 + 17

   No supplier replies received yet — scoring waits for at least one.

   skip
8. 8

   Draft quote in Business Central

   Steps 10 + 20

   Waiting for the supplier quote to land before drafting.

   skip
9. 9

   Human approval (sales engineer)

   Step 21

   In production this becomes a real review UI in Week 2-3. Demo: approve / edit / reject from the page.

   pending
   ApproveEdit before sendingReject

Process map: see how this aligns with JS Cock’s diagram →